*Las actualizaciones incorporadas al 6/10/2020, se encuentran en color azul

Resumen ejecutivo

A raíz de la declaración de emergencia sanitaria y aislamiento social, preventivo y obligatorio dispuesta por el Gobierno Nacional, se presentan ciertos desafíos para las empresas, entre muchos otros también importantes, en materia de:

• Celebración de reuniones de órganos de administración.
• Celebración de reuniones de socios.
• Realización de presentaciones societarias/contables ante sus autoridades regulatorias.

Estos temas adquieren suma relevancia ya que, para muchas sociedades, la presente es época de aprobación de balances y de realización de asambleas ordinarias.

Ante la imposibilidad de traslado y/o movilidad del lugar de cuarentena que dispone el Decreto 297/2020 y sus prórrogas, imposibilidad que, en principio, alcanzaría a accionistas, directores y miembros del consejo de vigilancia de las sociedades, existen alternativas a considerar para encontrar posibles soluciones a estos problemas que exponemos a continuación, con distinción según se trate de sociedades abiertas o cerradas.

En cualquier supuesto, el análisis debe realizarse caso por caso y atendiendo a la situación concreta de la sociedad de que se trate.

1. Sociedades Cerradas 

A. Reuniones del órgano de gobierno y de administración.

Como regla general, el art. 158 del Código Civil y Comercial (el “CCyC”) establece que el estatuto social de las personas jurídicas deberá regular aquellas cuestiones relacionadas con el gobierno y administración de la sociedad. No obstante ello, frente a la falta de disposición estatutaria, el CCyC contempla expresamente la posibilidad de celebrar asambleas a distancia, y la posibilidad de celebrar asambleas autoconvocadas.

La celebración de asambleas a distancia está sujeta al cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. que todos los que deban participar en el acto consientan la celebración de la asamblea bajo esta modalidad;
2. que se utilicen medios que permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos;
3. que el acta correspondiente a la reunión sea suscripta por presidente y otro administrador; y
4. que la sociedad conserve las constancias de acuerdo al medio de comunicación utilizado.

Adicionalmente, la Inspección General de Justicia (la “IGJ”) –autoridad de contralor de las sociedades con sede en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires-, dictó la Resolución 11/2020 por la cual permite la celebración de las reuniones del órgano de gobierno y del órgano de administración “a distancia” en tanto se encuentren previstas en el estatuto social en línea con lo dispuesto por el art. 158 del CCyC. Asimismo, dicha resolución permite también de manera excepcional a aquellas sociedades que no contemplen esta posibilidad en su estatuto social, celebrar asambleas y reuniones de directorio “a distancia”, mientras perdure el aislamiento social preventivo y obligatorio dispuesto por el DNU 297/2020,  que se mantiene vigente a la fecha a raíz de sus sucesivas prórrogas. En ambos supuestos, deberá garantizarse:

1. la libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;
2. la posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video;
3. la participación con voz y voto de todos los miembros;
4. que la reunión sea grabada en soporte digital;
5. que el representante conserve una copia en soporte digital por el término de 5 años, la que deberá estar a disposición de cualquier socio que la solicite;
6. que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el representante social; y
7. que la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y estatutaria correspondiente, se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación.

Por otro lado, la Dirección de Personas Jurídicas de la Provincia de Buenos Aires (“DPPJ”) ha comunicado, mediante la Disposición DPPJ 30/2020, que admitirá (mientras se mantengan las medidas que restringen la reunión de personas establecidas en el marco de la emergencia sanitaria) las reuniones del órgano de gobierno o administración de las personas jurídicas de la jurisdicción de la Provincia de Buenos Aires que se celebren a distancia, mediante la utilización de medios o plataformas informáticas o digitales con reproducción simultánea de audio y video entre sus participantes y de acceso gratuito para los legitimados a participar del acto, aunque dichos procedimientos no estén previstos en sus contratos o estatutos sociales inscriptos. Se deberá acreditar cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Que la convocatoria a la reunión dio cumplimiento a la normativa vigente aplicable al acto social colegiado a desarrollar, habiendo indicado en la misma:

• La plataforma digital sobre la que se desarrollará la reunión.
• La descripción completa de las condiciones de acceso para todas las personas con derecho a participar.
• La identificación de la persona que operará la plataforma como administrador de la misma. Si no fuera indicada, se presumirá que la operación está a cargo del representante legal de la entidad.
• El plazo conferido a los socios o asociados para oponerse a la realización de la reunión por medios a distancia, que no podrá ser inferior a 5 días. Si no se expresara plazo, se entenderá que la oposición puede presentarse hasta el día anterior al de la reunión. La falta de oposición expresa ante la convocatoria será considerada por la DPPJ como consentimiento tácito a la celebración de la reunión por medios de comunicación a distancia.
• La constitución de un domicilio electrónico especial al que deberán ser remitidas las oposiciones o conformidades expresas con la realización de la reunión por medios a distancia, así como toda otra comunicación previa relativa a la misma. No se admitirá como medio de convocatoria la publicación de avisos en la sede social. Aquellas entidades que tengan previsto este medio como única alternativa deberán suplirlo por la publicación por 1 día en un diario de amplia circulación en la localidad en la que se encuentre la sede social, o por la comunicación personal a cada asociado.

b) Que en el desarrollo de la reunión fueron respetados los derechos fundamentales de los socios o asociados, según las previsiones contractuales o estatutarias aplicables, a saber:

• Derecho a la información: Acreditando que la documentación a tratarse fue puesta a disposición de los socios o asociados con la anticipación correspondiente, por medios que no demanden exigencias especiales, más allá de la acreditación de la calidad de accionista, socio o asociado.
• Derecho a participar y deliberar: Acreditando que todas las personas que decidieron participar tuvieron la posibilidad de conectarse a la plataforma de transmisión simultánea de audio y video, dejando constancia expresa en el acta de quiénes pidieron la palabra y a quiénes les fue conferida.
• Derecho a participar en la votación: Dejando constancia en el acta de cuántos votos fueron emitidos en cada votación, discriminando si fueron positivos, negativos o abstenciones.

c) Que el órgano de administración garantizará la guarda y custodia de la totalidad de la grabación de audio e imagen en simultáneo en un soporte digital que permita su posterior reproducción libre y gratuita a simple requerimiento de persona legitimada, por al menos 5 años de celebrado el acto;

d. El quórum de la reunión, de acuerdo a la normativa aplicable al tipo de entidad de que se trate. En caso de no poder cumplirla, podrá suplirse mediante declaración jurada del representante legal de la entidad, con idéntico contenido, la que deberá incluir la manifestación de las circunstancias que imposibilitaron el cumplimiento.

e. La incorporación al Orden del Día y el tratamiento expreso de los siguientes puntos:

• La convocatoria para la realización de la reunión por medios de comunicación a distancia, la existencia de conformidades y oposiciones expresas.
• La consideración del quórum para sesionar.
• La descripción del medio o plataforma digital utilizada para la realización del acto, y las condiciones de conservación de las constancias.

f. Que el acta fue suscrita, al menos, por el Presidente y otro administrador. Si la entidad tuviera una administración unipersonal, se admitirá la firma del único administrador.

Además, la DPPJ aclaró que no se admitirán las reuniones a distancia para aquellos actos que por disposición estatutaria o reglamentaria estén expresamente excluidos de esta modalidad. Además, en los procesos de elección de autoridades que tengan previsto el voto secreto, solo se admitirán las reuniones a distancia cuando se presente una única lista.

Finalmente, la DPPJ declaró como personas legitimadas a solicitar copia del archivo digital en el que se haya guardado el audio e imagen completo del acto colegiado celebrado, a toda aquella persona que, al momento de su celebración, haya estado legitimada a participar del mismo. Asimismo, declaró que dicho archivo podrá ser requerido por las autoridades judiciales o administrativas competentes. En todos los casos, el órgano de administración será el responsable de garantizar la libre, gratuita y correcta reproducción del mismo.

Asimismo, y respecto de las sociedades que no estén sujetas a fiscalización de IGJ, y en ausencia de previsión estatutaria que autorice la celebración de asambleas a distancia, en virtud de lo dispuesto en el art. 158 del CCyC, y con fundamento en la situación de emergencia actual, debe entenderse que los accionistas podrían celebrar una asamblea a distancia a los fines del tratamiento de cuestiones urgentes, cuya demora pueda derivar en un perjuicio para la sociedad, en tanto todos ellos expresen su consentimiento con esta modalidad de celebración.

Asimismo, en virtud de la referida situación de emergencia, en caso que el órgano de administración deba considerar cuestiones urgentes, cuya demora pueda derivar en un perjuicio para la sociedad, o bien afectar la continuidad de su actividad, podría justificarse, en función de las circunstancias particulares, la celebración de reuniones de dicho órgano a distancia.

La Resolución IGJ 29/2020 dispone que este organismo podrá fiscalizar reuniones celebradas a distancia, resultando aplicables de forma analógica las previsiones de la Resolución IGJ 7/2015 en la medida en que sean compatibles. Asimismo, indica que las publicaciones de convocatoria a asamblea a celebrarse a distancia deberán individualizar la CUIT de la entidad e informar un correo electrónico de contacto, el cual se utilizará para realizar notificaciones. Finalmente, indica que los trámites de solicitud de concurrencia de inspectores a pedido de parte interesada, sean las reuniones objeto de veeduría celebradas de forma presencial o a distancia, se podrán gestionar íntegramente de forma remota desde su inicio, y conforme el procedimiento y modalidad indicados en el portal web oficial de la IGJ (https://www.argentina.gob.ar/justicia/igj).

B. Presentaciones ante los organismos de fiscalización societaria. 

La situación imperante, nos referimos a la derivada de la aplicación del DNU 297/2020 y sus sucesivas prórrogas que se mantienen vigentes a la fecha, que motiva el presente análisis, también ha generado una imposibilidad material para las sociedades con jurisdicción en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y en la Provincia de Buenos Aires, de cumplir con las presentaciones dispuestas por la Disposición  DPPJ 45/15, respectivamente, dentro de los plazos previstos en las citadas resoluciones.

Mediante Resolución IGJ 10/2020 (la “Res. IGJ 10/2020”) la IGJ dispuso la suspensión hasta el 30 de marzo de 2020, inclusive, del plazo para: (i) la contestación de todas las vistas y traslados correspondientes a trámites ya presentados; y (ii) la presentación del régimen informativo previsto en el Dto. 142.277/43 y la Resolución IGJ 8/15 para las sociedades de capitalización y ahorro. En virtud a la prórroga del aislamiento social, preventivo y obligatorio dispuesto originalmente por el DNU 297/2020, el citado plazo fue extendido hasta el 12 de abril de 2020, inclusive, mediante Resolución IGJ 13/2020 (la “Res. IGJ 13/2020”), hasta el 26 de abril de 2020, inclusive, mediante Resolución IGJ 15/2020 (la “Res.  IGJ 15/2020”), hasta el 10 de mayo de 2020, inclusive, por la Resolución IGJ 19/2020, y nuevamente hasta el 24 de mayo 2020, inclusive, por la Resolución IGJ 24/2020.

Mediante la Resolución IGJ 28/2020 se dispuso la suspensión general de todos los plazos entre el 20/03/2020 al 24/05/2020. La suspensión general del curso de los plazos será prorrogada automáticamente, mientras los plazos administrativos no se reanuden en el ámbito nacional.

Tras un período en que la IGJ tuvo la atención al público suspendida, a partir del 22/04/2020 el organismo volvió a brindar atención al público en general en forma reducida, con turno previo y exclusivamente para algunos trámites en particular que IGJ ha habilitado. El listado, que es actualizado continuamente, puede obtenerse en la página web de IGJ: https://www.argentina.gob.ar/justicia/igj

Por su parte, la DPPJ dispuso mediante la Disposición DPPJ 12/20: (i) la implementación por el plazo de 180 días la atención al público exclusivamente con cita previa otorgada electrónicamente; (ii) suspender por el plazo de 180 días el plazo para contestación de vistas; (iii)  conceder una prórroga de 180 días para la presentación previa y posterior a Asamblea respecto de actos de carácter ordinario y extraordinario celebrados durante la emergencia sanitaria; (iv) autorizar por el plazo de 180 días la remisión por medios de comunicación electrónicos a distancia de documentación pre y post asamblearia de asociaciones civiles, fundaciones, mutuales y sociedades sujetas a fiscalización estatal permanente. Dicho plazo ha sido prorrogado por noventa  (90) días, mediante Disposición DPPJ 28/2020.

Actualmente, la DPPJ también ha retomado su actividad con un sistema de turnos previos, que deben programarse previamente a través de los correos electrónicos puestos a disposición por este organismo en su web. La información detallada sobre trámites por correo electrónico y documentación contable legalizada digitalmente se encuentra en las disposiciones 17/2020 y 21/2020, respectivamente.

2. Sociedades Abiertas.

A. Reuniones del órgano de gobierno y de administración.

I. Reuniones de Directorio.

La Ley de Mercado de Capitales Nro. 26.831 (“LMC”) permite la celebración de reuniones de directorio de sociedades emisoras a distancia. Los requisitos son: i) que haya transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras; y ii) que esté previsto en el estatuto social.

El órgano de fiscalización deberá dejar constancia de la regularidad de las decisiones adoptadas.

Salvo que el estatuto prevea lo contrario, sólo se computarán a los efectos del quórum a los miembros presentes físicamente. Asimismo, el estatuto deberá establecer la forma en que se hará constar en las actas la participación de miembros a distancia.

Las actas deberán ser confeccionadas y firmadas dentro de los 5 días hábiles de celebrada la reunión por los miembros presentes y el representante del órgano de fiscalización. Considerando la situación de emergencia imperante, sería razonable interpretar que dicho plazo comenzará a regir, desde el día en que se haga efectivo el cese del aislamiento social, preventivo y obligatorio.

La CNV dispuso, mediante Resolución General 830/2020 publicada en el Boletín Oficial el 5/4/2020,  que durante todo el período en que se prohíba, limite o restrinja la libre circulación de las personas en general, como consecuencia del estado de emergencia sanitaria, las entidades emisoras podrán celebrar reuniones del órgano de administración no presencial (a distancia), aun en los supuestos en que el estatuto social no las hubiera previsto, siempre que se cumpla con los recaudos establecidos en el citado art. 61 de la LMC[1], mencionados supra, con lo cual, ha  venido a solucionar el problema y los riesgos que expresáramos en la versión anterior de este informe, consistentes en la eventual declaración de irregularidad e ineficacia del acto y/o la promoción de un sumario administrativo en CNV, y/o eventuales acciones de nulidad y de responsabilidad de directores y síndicos.

Asimismo, la precitada Resolución de la CNV dispone que, en el caso de no estar prevista en el estatuto social la posibilidad de celebrar las reuniones de directorio a distancia, la primera asamblea presencial que se celebre, una vez levantadas las medidas de emergencia, deberá ratificar lo actuado en la/s reunión/es de directorio celebrada/s a distancia como punto expreso del orden del día, requiriendo contar para ello con el quórum exigible para las asambleas extraordinarias y con las mayorías necesarias para la reforma del estatuto social.

II. Asambleas.

La LMC prevé también que el estatuto podrá prever que las asambleas se puedan también celebrar a distancia a cuyo efecto la CNV debe reglamentar los medios y condiciones necesarios para otorgar seguridad y transparencia al acto.

El art. 61 del Decreto Reglamentario Nro. 471/2018 indica que, cuando los estatutos de las emisoras prevean la posibilidad de celebrar asambleas a distancia, deberán establecerse canales de comunicación que permitan la transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras asegurando el principio de igualdad de trato de los participantes.

Deberá dejarse constancia en el acta de los sujetos y el carácter en que participaron en el acto a distancia, el lugar donde se encontraban, y de los mecanismos técnicos utilizados.

La celebración de una asamblea a distancia deberá ponerse en conocimiento de la CNV con 5 días hábiles de anticipación. La CNV podrá designar uno o más inspectores con función de veeduría para asistir al acto asambleario.

En el caso de tratarse de apoderados deberá remitirse a la entidad con 5 días hábiles de antelación a la celebración el instrumento habilitante correspondiente, suficientemente autenticado.

Las entidades que hagan uso de esta facultad deberán presentar en la CNV los procedimientos a utilizar para su aprobación por el organismo.

Tal como se adelantó en el punto anterior -referido a las reuniones de directorio de sociedades abiertas y en sintonía también con lo previsto para las sociedades cerradas-, mediante la Resolución General 830/2020 la CNV estableció que, durante todo el período en que se prohíba, limite o restrinja la libre circulación de las personas en general, como consecuencia del estado de emergencia sanitaria, las entidades emisoras podrán celebrar reuniones a distancia del órgano de gobierno, aun en los supuestos en que el estatuto social no las hubiera previsto, siempre que se cumplan los siguientes recaudos mínimos:

1. La entidad emisora deberá garantizar la libre accesibilidad a las reuniones de todos los accionistas, con voz y voto.
2. El canal de comunicación debe permitir la transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras en el transcurso de toda la reunión, como su grabación en soporte digital.
3. En la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y estatutaria correspondiente, se debe informar de manera clara y sencilla cuál es el canal de comunicación elegido, cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación y cuáles son los procedimientos establecidos para la emisión del voto a distancia por medios digitales. Asimismo, se debe difundir el correo electrónico referido en el punto siguiente.
4. Los accionistas comunicarán su asistencia a la asamblea por el correo electrónico que la emisora habilite al efecto. En el caso de tratarse de apoderados deberá remitirse a la entidad con 5 días hábiles de antelación a la celebración el instrumento habilitante correspondiente, suficientemente autenticado.
5. Deberá dejarse constancia en el acta de los sujetos y el carácter en que participaron en el acto a distancia, el lugar donde se encontraban, y de los mecanismos técnicos utilizados.
6. La emisora debe conservar una copia en soporte digital de la reunión por el término de 5 años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite.
7. El órgano de fiscalización deberá ejercer sus atribuciones durante todas las etapas del acto asambleario, a fin de velar por el debido cumplimiento a las normas legales, reglamentarias y estatutarias, con especial observancia a los recaudos mínimos aquí previstos.

Adicionalmente, para los casos en que la posibilidad de celebrar las asambleas a distancia no se encuentre prevista en el estatuto social, la CNV dispuso que se deberán cumplir, además, los siguientes recaudos:

1. En adición a las publicaciones que por ley y estatuto corresponden, la entidad emisora deberá difundir la convocatoria por todos los medios razonablemente necesarios, a fin de garantizar los derechos de sus accionistas.
2. La asamblea deberá contar con el quórum exigible para las asambleas extraordinarias y resolver como primer punto del orden del día su celebración a distancia con la mayoría exigible para la reforma del estatuto social.

En el caso de aquellas sociedades que ya hubieran convocado la correspondiente asamblea, cumpliendo oportunamente con los plazos legales, con anterioridad al 6/4/2020 -fecha de entrada en vigencia de esta Resolución-, a efectos de celebrar la misma con sus participantes comunicados por medios de transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras, deberán publicar un aviso complementario, por la vía legal y estatutaria correspondiente, por el cual se cumplan los requisitos establecidos en esta Resolución.

Sin perjuicio de lo anterior, la CNV ha emitido una comunicación anunciando que a aquellas emisoras que, por la cantidad de asistentes y/o propias características de la asamblea, consideran que no pueden llevar adelante en debido término el acto asambleario de aprobación de sus estados contables cerrados al 31/12/2019, se les otorgará, con carácter excepcional, una prórroga en el plazo de celebración. Para ello, deberán comunicar a la casilla gobcorp@cnv.gov.ar los impedimentos y realizar la petición de forma fundada, a fin de que la misma sea inmediatamente merituada para su definición.

Con la mayor anticipación posible, entonces podría utilizarse esta vía en caso de ver complicaciones para la celebración de la asamblea.

B. Presentaciones ante CNV.

El Decreto 298/2020 suspendió el curso de los plazos, dentro de los procedimientos administrativos, sin perjuicio de la validez de los actos cumplidos o que se cumplan. Dicho Decreto ha sido sucesivamente prorrogado y se mantiene vigente a la fecha.

Asimismo, la Resolución General 840/2020 de la CNV exceptúa de la suspensión del curso de los plazos administrativos mencionada en el párrafo anterior, a los trámites de inspección e investigación iniciados, de oficio o por denuncia, en ejercicio de las facultades de inspección e investigación previstas en los artículos 19 y 20 de la Ley No 26.831. Igualmente, la Resolución General 847/2020 de la CNV exceptúa de la suspensión de plazos del Decreto 298/2020 a los procedimientos de supervisión extra situ que, por el término de vigencia del aislamiento social preventivo y obligatorio, se realicen de forma conjunta con la Unidad de Información Financiera.

Por su parte, en el Título XVIII de “Disposiciones Transitorias” de las Normas CNV, Capítulo XII de “Medidas en el Marco del Aislamiento Social, Preventivo y Obligatorio Covid-19”, la CNV ha venido incorporando artículos ampliando los plazos de presentación para los estados financieros anuales con cierre a partir del 31/01/2020, y para los estados financieros intermedios, con cierre a partir del 29/02/2020, para las entidades emisoras, fondos comunes de inversión cerrados, fideicomisos financieros que se encuentren en el régimen de oferta pública de valores negociables, PyMES CNV (en relación con sus estados financieros anuales y con el informe contable resumido trimestral por dichos períodos), PYMES CNV GARANTIZADA (en relación a sus estados contables anuales por dichos períodos), y emisoras que con exclusividad efectúen oferta pública de valores representativos de deuda de corto plazo (en relación a la información contable resumida trimestral descripta en el art. 65, Cap. V, Tít. II Normas CNV por dichos períodos).

Finalmente, la Resolución General 842/20 de la CNV dispuso que las entidades financieras autorizadas a funcionar en los términos de la Ley Nro. 21.526, que se encuentren autorizadas a hacer oferta pública de títulos valores y/o registradas ante la CNV por sus actividades vinculadas al mercado de capitales, y las entidades emisoras cuyos principales activos y resultados estén constituidos por y se originen en inversiones en entidades financieras y presenten sus estados financieros observando la normativa establecida por el Banco Central de la República Argentina, en los términos de lo dispuesto por el art. 2, Cap. I, Tít. Normas CNV, deberán presentar sus Estados Financieros dentro de los plazos que a tal efecto establezca el BCRA.

La CNV dispuso cerrar la atención presencial de la Mesa de entradas y habilitó una serie de correos electrónicos para que puedan realizarse las presentaciones y consultas de forma virtual. Dichos correos se encuentran a disposición en su sitio web. Sólo se considerarán válidas las presentaciones y documentación remitida desde aquellas direcciones de correo electrónico previamente declaradas en la AIF, o desde la nueva dirección de correo electrónico que la entidad informe a la CNV desde la dirección de correo electrónico declarado en la AIF, que será el correo válido desde el cual cursará o recibirá notificaciones a los efectos del trámite.

Mediante una comunicación a las emisoras, la CNV ha informado que, los trámites de conformidad administrativa que involucren fusiones y escisiones, deben seguir el mismo procedimiento hasta la publicación del prospecto correspondiente. Las presentaciones y tramitación posterior, por las formalidades que requieren y la intervención de otros organismos de registro, quedará sujeta a que se levanten las medidas de emergencia, o se comuniquen nuevas medidas para superarlas.

La CNV ha comunicado a las emisoras que se mantiene vigente la obligación de enviar a través de la AIF toda aquella documentación e información que por exigencia reglamentaria deba remitirse por esa vía.

[1] En una interpretación razonable, entendemos que la remisión a esta norma no estaría incluyendo el requisito de presencia física de directores para la constitución del quórum (art. 61 2do párrafo LMC).